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管理組合の悩み
昨今のマンション居住者の方のニーズは多種多様化しており、様々な悩みを抱えていらっしゃいます。そんな時代背景から、管理状況や対応が十分でおらず、今の管理会社では満足できない!管理会社を変更したい!と思われる方もいらっしゃると思います。本来、管理組合と管理会社はよきパートナーであり人間関係と同じように「信頼」が非常に大切です。不満が改善されず積もることで不信感につながり、修復不可能な関係となります。そんな中でわき出る感情が「新たな関係を築ける管理会社に変える」ことです。今回の特集では、管理会社を変更できることをご存知ない方や管理会社変更の方法を良く知らないという方に、ぜひお読み頂ければと思います。

では、管理組合は具体的にどのような悩みをお持ちなのでしょうか。 ご意見で多いのは・・・
  • ● 管理委託費が高い
  • ● 担当者の対応が遅い
  • ● 清掃が雑である、中途半端
  • ● 管理員に不満がある
  • ● 担当者からの提案がない
  • ● 質問に答えられない

などというものです。

実際のアクション
では、どのようなアクションを起こせばいいのでしょうか。
※以下、当社の経験則上、一般的なケースです。
STEP1.
理事会での意思決定
管理会社変更は個人の問題ではなく、マンション全体の問題ですので、管理会社変更を検討するかどうかの意思決定を理事会で行います。玄関理解者への不満点や改善したい部分など、より具体化し、的確な管理会社を選定するために、理事会内での意見をまとめたり、組合員に対してのアンケートの実施等が重要です。
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STEP2.
現管理会社への契約保留の通知
まず、管理組合は委託契約(準委任・請負)によって管理業務を管理会社に委託しています。通常、管理委託契約の締結や解消は、総会決議事項のため総会に議案として提出し、総会の承認があった場合、契約条項に基づいて解約の申し入れを行うことで一方的に契約を終了させることができます。(その他期間満了、解除等)総会決議前の段階では、「『総会にて管理会社変更案が承認された場合』現契約の期間満了を以って解約する」という条件付きの解約通知を現管理会社へ通知します。
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★マメ知識
通常、契約書に2~3ヶ月前の解約予告に関する記載があります。
>>>参考:標準管理委託契約書 第十九条を見る<<<
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STEP3.
新管理会社候補の選定
理事会にて、管理会社変更を検討することの承認を得たら、新管理会社候補の選定です。この時、何社に問い合わせをするかは理事会にて決定します。問い合わせを始める前に、現在のご自身のマンションの管理仕様、契約内容を管理委託契約書等で確認しましょう。管理仕様内容・建物概要等を伝えることで、より現実的な見積書を取り寄せることが可能となり、比較検討もしやすくなります。 管理会社検索の方法として、近年急激に普及しているインターネットや電話・FAXで取り寄せるケースが大多数です。そして、取り寄せた資料や見積りから比較検討に入ります。ヒアリングやプレゼンテーションを通して、その会社の管理状況や強み、評判などをよく精査しましょう。管理会社変更は、個人の問題ではなくマンション全体の問題ですので、総会に議案として提出する前に、区分所有者に報告を行い、理事会の活動に対する賛同を得ることが重要です。
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そして、数社の中から理事会にて1社新管理会社候補を絞り、管理仕様内容の確認、委託金額についてつめていきます。 契約内容について重要な検討項目は以下4つです。
  1. Ⅰ.事務管理業務
  2. Ⅱ.管理員業務
  3. Ⅲ.清掃業務
  4. Ⅳ.建物・設備管理業務
せっかく管理会社を変更するのですから、現管理会社の不満点とその改善点を参考に、ここでしっかり決めた上で新管理会社を選定しましょう。
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STEP4.
新管理会社候補の会社による重要事項説明会の開催
新管理会社として候補に挙がっている管理会社は、後の契約締結可否に拘わらず、総会決議前に重要事項説明会を行わなければなりません。総会決議前であれば可能ですので、総会と同じ日に時間をずらして重要事項説明会を行うケースが多いです。
>>>参考:マンション管理適正化法 第七十二条を見る<<<
★ポイント
管理会社は、管理組合から管理事務の委託を受けることを内容とする契約を締結する場合、予め重要事項説明会を開く必要があります。そして、重要事項説明会開催の1週間前までに重要事項説明書を全組合員に配布すること、説明会にて管理業務主任者が全組合員に向けてその内容を説明する必要があります。
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